Ações de gestão, preservação e acesso a documentos avançam no TCE-RO

O Tribunal de Contas do Estado de Rondônia (TCE-RO) deu início a uma nova fase de cuidado com seus documentos. A iniciativa inclui a organização, preservação e futura disponibilização de registros produzidos pela instituição.

Essas ações seguem as diretrizes do Plano de Gestão 2024/2025 e também a nova Política de Gestão de Documentos, aprovada pela Resolução n. 417/2024.

O objetivo é garantir que documentos com valor histórico, administrativo e informativo sejam corretamente guardados e possam ser acessados quando necessário.

ACERVO PERMANENTE

A equipe responsável já iniciou a análise dos documentos produzidos até 2003. O corte temporal foi definido para preservar registros que ajudam a contar a história da criação e desenvolvimento do TCE-RO.

A finalidade é proteger o patrimônio documental da instituição e contribuir com a cultura e a pesquisa científica.

O primeiro passo é verificar se os processos estão completos e sem pendências antes de serem recolhidos. Depois disso, as informações sobre o recolhimento são registradas no sistema eletrônico do Tribunal (PCe), permitindo que os servidores acompanhem o andamento do trabalho.

Com os documentos em mãos, começa a etapa de preservação. Grampos, fitas adesivas e outros materiais que podem danificar os papéis são removidos, também é feita uma limpeza mecânica e pequenos reparos nos arquivos. Por fim, os documentos são guardados em embalagens especiais feitas com papel alcalino, que ajudam a conservar o material por mais tempo.

CONSTRUÇÃO DA MEMÓRIA 

Essas ações fazem parte de um compromisso institucional com a construção da memória do Tribunal de Contas e da história do povo rondoniense.

Garantir o acesso e a preservação desses documentos é uma forma de valorizar o passado e apoiar a produção de conhecimento para o futuro.